KI einführen wollen – aber Managementsysteme mit Word und Excel betreiben?

In Gesprächen zur Dokumentation von Managementsystemen fällt immer wieder dieselbe Aussage: „Wir dokumentieren auf Word und Excel.“ Oft kommt sie von Organisationen, die im gleichen Atemzug erklären, „groß in KI einsteigen“ zu wollen. Im Ernst? Das ist kein Strategieansatz – das ist ein „geistiger Spagat“ zwischen der Steinzeit und der Zukunft.

Viele Managementsysteme werden heute noch so betrieben, als säße die Organisation gedanklich in den späten 1980er-Jahren vor einem Netzlaufwerk: Word-Handbücher, Excel-Listen, Ordnerstrukturen mit zig Versionen, alles manuell gepflegt, personengebunden und kaum integriert. In einer Zeit, in der über Cybersicherheit, Resilienz, KI, NIS2 und automatisierte Workflows gesprochen wird, wirkt dieses Vorgehen wie ein analoger Klotz am Bein einer digitalisierten Organisation.

„Datei-Friedhof“ statt Managementsystem

Das klassische Zusammenspiel aus Word, Excel und Ordnerstrukturen erzeugt keinen Überblick – sondern einen Datei-Friedhof:

• Dokumentation ist formal vorhanden, aber schlecht auffindbar, inkonsistent und selten aktuell.

• Wissen steckt in Dateien und Köpfen Einzelner, nicht in strukturierten Prozessen.

• Abhängigkeiten zwischen Risiken, Maßnahmen, Prozessen und Kontrollen existieren nur implizit – wenn überhaupt.

Die Folge ist enorme „Meta-Arbeit“:

• Suchen statt Finden („Wo liegt die aktuelle Version?“)

• Kopieren statt Verknüpfen (gleiche Inhalte in mehreren Dateien)

• Manuelle Pflege statt Systematik (Kennzahlen, Maßnahmen, Audits werden per Hand nachgeführt)

Was als „pragmatisch“ gilt, ist in Wahrheit ineffizient, fehleranfällig und nicht skalierbar.

Kulturproblem: Festhalten an Bekanntem

Der Widerstand gegen integrierte Managementsysteme ist selten technischer Natur – er ist kulturell:

• „Word und Excel kann jeder“ wird mit „das reicht aus“ verwechselt.

• Dateien werden mit einem Managementsystem gleichgesetzt.

• Veränderungsangst tarnt sich als Rationalität („Das hat beim Audit auch gereicht“).

Nicht selten steckt dahinter ein Kontrollreflex: Wer Dateien besitzt, kontrolliert das Wissen. Integrierte Systeme machen Informationen transparent – und entziehen diese Hoheit. Das ist unbequem, aber notwendig.

Anachronismus im KI-Zeitalter

Gleichzeitig diskutieren dieselben Organisationen über:

• KI-gestützte Risikoanalysen

• automatische Dokumentenerstellung

• smarte Dashboards und Auswertungen

Doch KI braucht strukturierte, verknüpfte, aktuelle Daten. Word- und Excel-Sammlungen liefern genau das nicht. Wer KI auf unstrukturierte Dokumente loslässt, erhält bestenfalls hübsch formulierte Texte – aber keine belastbare Steuerung, keine echte Resilienz und keinen Sicherheitsgewinn. Das ist, als wolle man Hochgeschwindigkeitszüge auf Feldwegen fahren.

Falsches Kostendenken – und unsichtbare Kosten

Oft wird aus einer ganz anderen Richtung argumentiert:

• „Microsoft ist sowieso da.“

• „Neue Tools kosten Geld.“

• „Die IT hat gerade keine Kapazität.“

Was dabei übersehen wird: Die manuellen Aufwände verschwinden nicht – sie verlagern sich nur. Die Kosten tauchen nicht in Rechnungen auf, sondern im Alltag der Fachabteilungen und zwar bei der:

• Pflege von Dokumenten

• Abstimmungen per Mail

• Aktualisierungen „nebenbei“

• Frust, Ineffizienz und Überforderung

Diese zahlen die Mitarbeitenden – jeden Tag!

Was integrierte Managementsysteme anders machen

Moderne, integrierte Managementsysteme (z. B. für ISMS, QMS, Risikomanagement, NIS2) ersetzen Datei-Denken durch System- und Prozessdenken:

• Prozesse, Risiken, Maßnahmen, Audits, Anforderungen und Kennzahlen sind verknüpfte Objekte, keine losen Dateien.

• Verantwortlichkeiten, Änderungen und Reviews sind nachvollziehbar.

• Workflows, Erinnerungen und Auswertungen sind automatisiert.

• KI-Use-Cases werden überhaupt erst sinnvoll möglich, weil strukturierte Daten vorliegen.

So entsteht echte Resilienz, bessere Cybersicherheit und eine belastbare Grundlage für Compliance und Automatisierung.

Fazit

Wer Managementsysteme weiterhin mit Word und Excel betreibt, entscheidet sich implizit:

• gegen Effizienz,

• gegen Transparenz,

• gegen Skalierbarkeit,

• und gegen eine sinnvolle Nutzung von KI.

KI ist nicht das Problem. Das Problem ist der Glaube, sie könne auf einem Fundament aus Dokumentenchaos wirken. Wer Digitalisierung ernst meint, muss Managementsysteme als das behandeln, was sie sind:

Wichtige Systeme – nicht Dateisammlungen.