Es gibt viele Managementsysteme auf dem Markt, aber jedes hat seine eigene Geschichte oder ein spezielles Ziel, manche führen auch gemeinsam zum Ziel
Sieht man sich den aktuellen Markt für Managementsysteme an, so kommt schnell eine gewisse Verwirrung auf. Denn einerseits gibt es Managementsysteme, die mit einem ganz spezifischen Fokus geschaffen wurden, wie zum Beispiel Managementsysteme für Qualitätsmanagement oder auch Managementsysteme für Informationssicherheitsmanagement (ISMS). Andererseits werden Managementsysteme oft auch skeptisch betrachtet, da sich viele Informationen darin befinden, die aber nicht von allen genutzt werden können, sei es aus Mangel an Struktur oder Mangel an Aktualität (z. B. unterbleibt die Pflege wg. aufwendiger Bedienung). Zudem wächst über die Jahre die Menge an Dokumenten und die Komplexität, so werden die Dokumentensammlungen unübersichtlich. Die Anzahl der Dateien in der Bibliothek ist groß, aber wo steht was und was ist wie verbunden, was ist aktuell, was kann "weg" oder was kann "recycelt" werden?
Zudem gibt es Managementsysteme, die versuchen, auch rechtliche Aufgaben mit zu integrieren, wie zum Beispiel der Datenschutz nach DSGVO, DORA, NIS2 oder auch das Whistleblowing. Noch ambitioniertere Systeme haben die Idee, die CSRD-Richtlinie der EU abzubilden und damit alle Dimensionen im Bereich Umwelt, Soziales und Governance (ESG). Diese Informationen können für Aktionäre oder Fondsgesellschaften Bedeutung haben. Wieder andere fokussieren sich auf konkrete Situationen wie zum Beispiel Audits, um den Nachweis zu vereinfachen oder auf einen konkreten Standard. Man muss sich also genau ansehen, was man vor sich hat.
In diesem Zusammenhang relevant ist das „Silodenken“. Silodenken im Unternehmen ist eine ganz natürliche Sache, bei der jede Einheit sich auf ihre Themenkreise fokussiert und dafür die nötigen Dokumentationssysteme schafft. Das muss nicht schlechtes sein, widerspricht aber dem heute oft anzutreffenden kollaborativen Arbeitsstil mit schnellen interdisziplinären Teams oder auch dem ganzheitlichen Ansatz des ISMS für den Schutz von Informationen im ganzen Unternehmen.
Gute Abdeckung von Anforderungen oder günstiger Preis
Das heißt für den Anwender, der sich ein konkretes System sucht, dass er sich erst einmal orientieren sollte und verstehen muss, was er denn jetzt unmittelbar braucht. Einerseits hat er den Wunsch, ein möglichst günstiges System zu haben, das wenig kostet, aber auch mit wenig personellem Aufwand eingeführt werden kann. Je mehr er aber an Grundlagen (z. B. Dokumente, Richtlinien, Vorlagen) mit dem System mitgeliefert bekommt, desto weniger muss er selbst entwickeln, aber um so höher wird der Preis. Dieses - vermeintlich teure System - reduziert aber den – oftmals schlecht meßbaren - manuellen Aufwand. Und ein vermeintlich günstiges System (z. B. reine Dokumentensammlungen) verlangt viel Integrationsaufwand und Pflegezeit.
Auch das Ziel ist wichtig, geht es um das nächste Audit oder darum, sich grundsätzlich zu verbessern. Auf der anderen Seite stellt sich die Frage, ob man nicht vielleicht gleich eine Lösung einführen sollte, die flexibel und ausbaufähig ist, um sicherzustellen, daß man nicht wieder in 1 bis 2 Jahren an die Limits des Systems stößt.
Wer ist der Bedarfsträger
Mit der Vielfalt der Systeme ergibt sich die Frage, wer dafür zahlt oder die Entscheidungen zum System trifft. Nimmt jetzt der CISO das Heft in die Hand und sucht ein System für die Ziele des ISMS oder der Qualitätsmanager mit seinem Fokus? Oder ist der Datenschützer mit im Boot, dessen Informationen ohnehin zu 80 % im ISMS abgebildet werden? Oder tun sich alle zusammen? Und was ist mit technischen Fragen, will ich eine Cloud oder on Premise?
Da es also kaum die „perfekte“ Lösung für alle gibt, muss man sich für eine Philosophie entscheiden. Wir haben uns für eine Philosophie entschieden und fokussieren die Anforderungen auf
Flexibilität
Ausbaufähigkeit und
einfache Bedienbarkeit.
Zudem legen wir Wert auf
kollaborative Arbeitsweise,
Anwendung in der Cloud im Rahmen einer Architektur, bei der
Grundstrukturen vorhanden sind und
wichtige Dokumente bereits als Vorlagen mitgeliefert werden.
Zudem sollten eine SOA und ein Managementreview mit Automatisierungen unterstützt werden. Und einfache Änderungen im System sollten selbst machbar sein, ebenso sollten Idealerweise Zusatzfunktionen leicht hinzuzufügen sein.
Insbesondere der letztgenannte Aspekt führt zur Frage, inwieweit die Toolfamilie von „Atlassian“ (insbesondere "Confluence") mit ihrem riesigen Angebot auf dem Marketplace helfen kann, ein Managementsystem abzubilden.
Hier einige Ansätze, die auch Anforderungen aus Normen oder der Regulatorik einbeziehen.
Juristische Bewertungen
Oft ist die Dokumentation von juristischen Bewertungen nicht mit anderen Dokumentationen verbunden, zumeist sogar in dem aus Sicherheitsgründen besonders geschützten Laufwerken der Anwälte "versteckt". Hier kann ein integriertes Managementsystem auch helfen.
Die ISO 31000 bietet eine bewährte Methodik zur strukturierten Identifikation, Bewertung und Behandlung von Risiken, die nicht nur im Qualitätsmanagement, der Informationssicherheit oder beim KI-Management (ISO 42001) anwendbar ist, sondern auch für juristische Fragestellungen eine wertvolle Grundlage darstellt. Hier sind einige zentrale Aspekte, wie die Risikomanagement-Prinzipien nach ISO 31000 zur rechtlichen Risikoanalyse beitragen können:
1. Systematische Risikoidentifikation
Juristische Risiken – sei es im Datenschutz, in der Produkthaftung oder bei regulatorischen Compliance-Anforderungen – können nach der ISO 31000-Methodik systematisch erfasst werden. Dies umfasst:
Identifikation relevanter Gesetze, Vorschriften und Normen (z. B. KI-Verordnung, DSGVO, NIS2, DORA).
Analyse potenzieller Verstöße oder Rechtslücken innerhalb von Verträgen, Unternehmensprozessen oder neuen Technologien.
Berücksichtigung von Haftungsrisiken, Vertragsstrafen oder Sanktionen durch Aufsichtsbehörden.
2. Bewertung der Risiken (Risk Assessment)
Ähnlich wie in der Informationssicherheit können juristische Risiken anhand einer Wahrscheinlichkeit-Auswirkungs-Matrix bewertet werden:
Wie hoch ist die Wahrscheinlichkeit, dass eine bestimmte regulatorische Anforderung nicht erfüllt wird?
Welche Konsequenzen hätte ein Verstoß? (z. B. Bußgelder, Reputationsverlust, Marktverbot)
Priorisierung der Risiken nach Kritikalität, um effiziente Maßnahmen abzuleiten.
3. Risikobehandlung (Risk Mitigation)
Nach der Risikoanalyse folgt die Entwicklung von Strategien zur Risikobehandlung:
Akzeptieren: Falls ein Risiko minimal oder unvermeidbar ist, wird es bewusst akzeptiert.
Vermeiden: Prozesse oder Geschäftsmodelle werden so angepasst, dass das Risiko gar nicht erst entsteht.
Reduzieren: Implementierung von Maßnahmen zur Einhaltung regulatorischer Anforderungen (z. B. Schulungen, technische Schutzmaßnahmen).
Übertragen: Durch Versicherungen oder Vertragsklauseln kann das Risiko teilweise weitergegeben werden.
4. Integration ins Compliance- und KI-Management
Gerade für Unternehmen, die KI einsetzen oder entwickeln, hilft die Methodik der ISO 31000 dabei, rechtliche Risiken frühzeitig zu erkennen und zu minimieren:
Berücksichtigung juristischer Risiken bereits in der KI-Risikobewertung nach ISO 42001.
Einbettung in ein Compliance-Management-System zur Überwachung regulatorischer Anforderungen.
Unterstützung bei der dokumentierten Risikobewertung für Aufsichtsbehörden oder Zertifizierungen.
Fazit
Die ISO 31000 in der Anwendung auf relevante Fragestellungen und Themen hilft Unternehmen, juristische Risiken nicht nur reaktiv zu managen, sondern proaktiv zu identifizieren, zu bewerten und gezielt zu minimieren. Gerade bei neuen regulatorischen Anforderungen – sei es die KI-Verordnung, NIS2 oder DORA – kann diese strukturierte Herangehensweise Unternehmen helfen, rechtskonform zu bleiben, Haftungsrisiken zu reduzieren und ihre Geschäftsfähigkeit langfristig zu sichern. Und Juristen können ihre Stellungnahmen auf der gleichen Plattform - dem integrierten Managementsystem - hinterlegen und für alle zugänglich machen.
Wie Experteninhalte in Kombination mit Atlassian Confluence Effizienz und Compliance steigern
Unternehmen stehen vor einer immer komplexeren regulatorischen Landschaft, neben klassischen Managementsystemen wie ISO 9001 (Qualität), ISO 27001 (Informationssicherheit) und ISO 22301 (Business Continuity gewinnen neue Standards und regulatorische Anforderungen an Bedeutung:
ISO 42001 – KI-Managementsysteme: Anforderungen für den sicheren und ethischen Einsatz von Künstlicher Intelligenz.
DORA (Digital Operational Resilience Act): Stärkung der digitalen Resilienz im Finanzsektor.
NIS2 (Netz- und Informationssicherheitsrichtlinie): Verschärfte Anforderungen an Cybersicherheit in kritischen und wichtigen Sektoren.
AI-Act: Europäische Regulierung für vertrauenswürdige Künstliche Intelligenz.
CRA: Cyber Resilience Act
Produkthaftungsrichtlinie (NEU)
Maschinenverordnung (NEU)
Diese Regelwerke und Normen überschneiden sich in vielen Bereichen, darunter:
Risikomanagement (z. B. Risikoanalyse nach ISO 27005 für ISMS & KI-Risiken nach ISO 42001)
Governance & Compliance (z. B. Berichtspflichten nach NIS2 & DORA)
Dokumentation & Nachweisführung (z. B. Audit-Trails für Cybersicherheit & KI-Modelle)
Warum Atlassian die perfekte Plattform für ein modernes, integriertes Managementsystem ist
Atlassian bietet mit seinen modularen und anpassbaren Tools eine ideale Basis, um verschiedene Managementsysteme zu verbinden und regulatorische Anforderungen effizient zu steuern.
Zentralisiertes, flexibles Managementsystem
Confluence hilft bei Maßnahmenmanagement, Erfassung von Vorfällen und Steuerung von Audits.
Confluence dient der Erfassung von Risiken sowie Risikomanagement vielfältiger Risiken.
Confluence dient als "lebendes" Handbuch: Zentrale Wissensbasis für Richtlinien, KI-Dokumentationen und Compliance-Vorgaben.
Optionaler Ausbau mit Jira Service Management (JSM) hilft bei Automatisierung von Meldungen und Change-Management-Prozessen.
Einfache Integration mehrerer Normen
ISO 27001 & NIS2 adressiert Informationssicherheitsprozesse, Incident-Management, Risikobewertungen
DORA & ISO 22301 adressiert u. a. das Notfallmanagement, Tests zur digitalen Resilienz, Business Continuity
ISO 42001 & AI Act adressieren Governance für KI-Modelle, Transparenz & Compliance-Nachweise
Durch harmonisierte Workflows und Dashboards werden Dateninseln vermieden, und Unternehmen können effizienter auf neue regulatorische Anforderungen reagieren.
Automatisierung & Skalierbarkeit
Automatische Risikoanalyse: Risiken aus verschiedenen Normen & Gesetzen mit Jira Automation & AI-gestützter Analyse priorisieren.
Compliance-Dashboards: In Echtzeit den Status aller Managementsysteme sehen – ideal für Audits & Berichte.
Modular erweiterbar: Atlassian Marketplace bietet zahlreiche Erweiterungen für spezifische Compliance-Anforderungen oder auch KI-Features mit "ROVO" oder Prozeßabbildungen und Freigabeworkflows
Förderung einer Compliance-Kultur & Zusammenarbeit
Gamification & Awareness-Programme für IT-Sicherheit & KI-Ethik: Diese können direkt in Confluence & Jira eingebunden werden.
Agile Anpassungen an neue Anforderungen: Unternehmen können schneller auf neue Vorschriften wie NIS2 & AI Act reagieren.
Transparenz & Zusammenarbeit: Durch offene, nachvollziehbare Dokumentation und einheitliche Prozesse.
Der Mehrwert von Experteninhalten für Managementsysteme
Die Einführung und Pflege eines Managementsystems – sei es für Informationssicherheit (ISO 27001), Business Continuity (ISO 22301), KI-Management (ISO 42001) oder regulatorische Anforderungen wie DORA und NIS2 – erfordert nicht nur die richtigen Technologien und Tools, sondern auch fachlich fundierte Inhalte. Wenn Experten Regeln, Richtlinien, Formulare, Auditpläne und Best Practices direkt mitliefern, entstehen zahlreiche Vorteile für Unternehmen:
Schnellere Implementierung & geringerer Aufwand
Unternehmen müssen nicht bei null starten – vorgefertigte Inhalte verkürzen den Einführungsprozess erheblich.
Statt eigene Richtlinien mühsam zu entwickeln, können bestehende Vorlagen angepasst und direkt genutzt werden.
Weniger Fehlerquellen, da Vorlagen bereits rechtlich und normkonform ausgearbeitet sind.
Höhere Qualität & Best Practices aus der Praxis
Experten liefern geprüfte und bewährte Inhalte, die in vielen Unternehmen erfolgreich eingesetzt wurden.
Standardisierte Prozesse für Audits und Risikomanagement erhöhen die Effizienz und erleichtern die Zertifizierung.
Formulare und Checklisten sind praxisnah und verständlich, sodass sie von allen Beteiligten einfach angewendet werden können.
Compliance & Aktualität auf Knopfdruck
Normen und regulatorische Anforderungen ändern sich regelmäßig – Experten sorgen für aktuelle Inhalte, die stets den neuesten Standards entsprechen.
Unternehmen vermeiden Haftungsrisiken, da die gelieferten Richtlinien auf den aktuellen gesetzlichen Vorgaben basieren.
Geringerer Schulungsaufwand, da die Inhalte verständlich und direkt anwendbar sind.
Einheitliche Umsetzung & bessere Akzeptanz im Unternehmen
Klar definierte Regeln und Formulare vermeiden Interpretationsspielräume und sorgen für einheitliche Prozesse.
Erhöhte Akzeptanz bei den Mitarbeitern, da sie mit praxiserprobten und verständlichen Vorgaben arbeiten können.
Verbesserte Zusammenarbeit, weil alle auf denselben Dokumenten und Standards basieren.
Nachhaltige Effizienzsteigerung & geringere Kosten
Weniger Zeitaufwand für Eigenentwicklungen → Ressourcen können für andere Aufgaben genutzt werden.
Weniger Reibungsverluste durch klare Vorgaben → Prozesse laufen reibungsloser und mit weniger Fehlern.
Geringere Kosten für externe Beratung, da fundierte Inhalte bereits vorhanden sind.
Fazit
Ein gutes Managementsystem ist mehr als nur eine Software – es lebt von klaren, aktuellen und praxisgerechten Inhalten. Wenn Experten Regeln, Richtlinien, Formulare und Auditpläne mitliefern, profitieren Unternehmen von schnellerer Umsetzung, besserer Compliance, höherer Effizienz und geringeren Kosten.
Und mit einfacher Bedienbarkeit, kollaborativen Elementen, grundlegenden Automatisierungen sowie einer einfachen Änderbarkeit und einfach integrierbaren Zusatzfunktionen aus dem Marketplace ist es im Laufe der Zeit anpassbar.
In der Kombination dieser Inhalte mit der Plattform Atlassian können Unternehmen sicherstellen, dass alle relevanten Managementsysteme bzw. Regularien effizient, flexibel und auditierbar verwaltet werden – egal ob ISO 27001, NIS2, DORA oder ISO 42001 für KI.
Unternehmen, die auf die Plattform und Experteninhalte setzen, sind nicht nur normkonform – sie sind auch schneller in der Umsetzung. Durch die skalierbare, modulare Architektur sowie einfache Bedienung im Rahmen der Atlassian-Familie wird ein IMS nicht nur zu einem Compliance-Werkzeug, sondern zu einem echten Wettbewerbsvorteil!